Halocline erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten, um die angebotenen Softwareprodukte zu betreiben und Support zu leisten. Dies erfolgt bei der Erstaktivierung der Software, bei deren Verwendung sowie bei Supportanfragen.

Mit sämtlichen Dienstleistern, die uns bei diesen Zwecken unterstützen und zu diesem Zweck Daten verarbeiten, haben wir die erforderlichen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gem. Art. 28 DSGVO geschlossen.

Diese Datenschutzinformation betrifft die Verarbeitungen, für die Halocline Verantwortlicher ist. Für Inhalte, die Kundenorganisationen im Halocline Cloud-Service speichern (einschließlich der DataSync-Synchronisierung sowie der Dateien, die Nutzer Supportanfragen beifügen), ist Halocline Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; die Information der betroffenen Personen obliegt insoweit der jeweiligen Kundenorganisation als Verantwortlichem.

1. Kategorien personenbezogener Daten

1.1 Technische Daten (Lizenz & Authentifizierung)

Technische Daten sind erforderlich, um die Software zu betreiben und die Einhaltung der Lizenzbedingungen zu überprüfen.

Die auf berechtigtes Interesse gestützten Datenkategorien – IP-Adresse, Hardware-ID/Geräte-Fingerprint, Maschinenname und Betriebssystemversion sowie die Zeitstempel der Serverkommunikation – dienen der Absicherung des Systemzugangs, der Erkennung und Abwehr unbefugter Zugriffe sowie der Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus der Notwendigkeit, die Sicherheit und Integrität der Software und der verarbeiteten Daten zu gewährleisten (vgl. Erwägungsgrund 49 DSGVO). Die Verarbeitung ist auf das technisch erforderliche Minimum beschränkt; eine Nutzung zu anderen Zwecken findet nicht statt. Überwiegende schutzwürdige Interessen der betroffenen Personen stehen nicht entgegen: Die Daten sind technischer Natur, werden nicht zur Profilbildung verwendet und fallen im Rahmen der beruflichen Nutzung der Software an.

Für die Login-Daten (E-Mail-Adresse, vollständiger Name) gilt: Vertragspartei ist die jeweilige Kundenorganisation; die betroffenen Personen sind deren Beschäftigte und damit nicht selbst Vertragspartei, sodass die Verarbeitung nicht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gestützt wird. Sie beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Das berechtigte Interesse ergibt sich aus der Bereitstellung und Absicherung der Software im Rahmen des Vertrags mit der Kundenorganisation; die Verarbeitung ist für die Einrichtung und Verwaltung der Nutzerkonten erforderlich und für Beschäftigte, denen der Arbeitgeber die Software bereitstellt, vorhersehbar. Überwiegende schutzwürdige Interessen stehen nicht entgegen.

Firmenname, Anwendungsstartzeit sowie Lizenzart und -version sind primär unternehmens- bzw. vertragsbezogene Angaben; ein Personenbezug besteht nur, soweit eine Zuordnung zum Nutzerkonto erfolgt – insoweit gilt die Interessenabwägung oben entsprechend.

1.2 Nutzungsdaten (Analytics)

Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Das berechtigte Interesse ergibt sich aus der kontinuierlichen Verbesserung des Produkts, der Fehleranalyse sowie der Optimierung des Lizenzzyklus. Die Verarbeitung ist auf das für diese Zwecke Erforderliche beschränkt: Die erfassten Kennungen (Kunden-, Installations-, Lizenz-, Session- und Anwendungs-ID) sind pseudonyme technische Identifikatoren; Name und E-Mail-Adresse werden nicht erfasst. Die IP-Adresse ist gleichwohl ein personenbezogenes Datum; sie wird nicht zur Identifizierung einzelner Personen ausgewertet, und die Nutzerzuordnung der Analytikdaten entfällt nach 18 Monaten automatisiert. Eine Nutzung zu anderen Zwecken – insbesondere zur Bewertung einzelner Beschäftigter – findet nicht statt.

1.3 DataSync-Metadaten Optionales Feature

Halocline Cloud bietet optional die Synchronisierung von Planungsdaten zwischen Geräten (DataSync). Ist dieses Feature aktiviert, werden Synchronisierungsmetadaten in einer separaten Datenbankinfrastruktur gespeichert (Hetzner Online GmbH, Nürnberg, Deutschland/EU).

Die Verarbeitung der Synchronisierungsmetadaten erfolgt im Rahmen der Auftragsverarbeitung gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag mit der jeweiligen Kundenorganisation; die Rechtsgrundlage der Verarbeitung liegt beim Kunden als Verantwortlichem, dem insoweit auch die Information der betroffenen Personen obliegt.

1.4 Support-Kommunikation

Wenn Nutzer:innen den Halocline-Support kontaktieren, werden die dabei übermittelten Daten in unserem Ticketsystem verarbeitet. Je nach Supportfall können neben Kontaktdaten auch weitere Informationen enthalten sein (z.B. Fehlerbeschreibungen, Screenshots, Systeminformationen).

Für die Support-Kommunikation selbst ist Halocline Verantwortlicher. Für Dateien, die Sie Ihrer Anfrage beifügen, ist Halocline Auftragsverarbeiter Ihrer Organisation (Auftragsverarbeitungsvertrag, Anhang 1). Bitte fügen Sie nur Dateien bei, die für die Bearbeitung erforderlich sind.

Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Vertragspartei ist die Kundenorganisation; Support-Anfragen stellen deren Beschäftigte. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus der Durchführung des Vertrags mit dem Arbeitgeber (Bearbeitung der im Rahmen der Softwarenutzung anfallenden Support-Anliegen); die Verarbeitung beschränkt sich auf die von der anfragenden Person selbst übermittelten Angaben.

2. Eingesetzte Dienstleister

Die folgende Tabelle gibt einen vollständigen Überblick über alle Dienstleister, die im Rahmen des Produktbetriebs personenbezogene Daten verarbeiten.

Die Halocline Software basiert auf der 3D-Engine von Unity Technologies S.F. (USA). Unity erhebt im Rahmen des Engine-Betriebs als eigenständiger Verantwortlicher pseudonymisierte Daten zur Softwarestabilität und Fehleranalyse (Geräteinformationen, Telemetrie- und Konfigurationsdaten sowie die IP-Adresse); es werden keine direkten Identifikatoren (Name, E-Mail-Adresse) übermittelt. Der Drittlandtransfer in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Modul 1, Controller-to-Controller).

3. Speicherung und Löschung von Daten

4. Rechte der betroffenen Personen

Nutzerinnen und Nutzer, deren personenbezogene Daten im Rahmen der Softwarenutzung verarbeitet werden, haben folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen auf der Grundlage berechtigter Interessen – für die Nutzungsanalytik direkt in der Software mit sofortiger Wirkung (siehe Hinweis unter 1.2)
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde

Anfragen richten Sie bitte an: datenschutz@halocline.io. Anfragen werden unter Angabe des Namens und einer eindeutigen Kennung (z. B. registrierte E-Mail-Adresse) entgegengenommen, um die Identität der anfragenden Person zu verifizieren. Halocline bearbeitet Anfragen innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO; bei komplexen oder mehrfachen Anfragen kann die Frist um weitere zwei Monate verlängert werden, worüber die anfragende Person vorab informiert wird. Soweit Halocline personenbezogene Daten im Auftrag einer Kundenorganisation verarbeitet, werden Anfragen betroffener Personen an den jeweiligen Kunden als Verantwortlichen weitergeleitet; Halocline unterstützt den Kunden dabei im Rahmen der AVV-Verpflichtungen.

5. Änderungen dieser Datenschutzinformation

Halocline nimmt gelegentlich Änderungen an dieser Datenschutzinformation vor. Bei wesentlichen Änderungen werden Key-User per E-Mail benachrichtigt.

6. Kontakt und Verantwortlichkeit

Stand: September 2026